Der Verhaltenskodex
Präambel
Dieser Verhaltenskodex ist eine verbindliche Richtlinie für alle geschäftlichen Aktivitäten des Oldenburgisch-Ostfriesischen Wasserverbandes sowie intern für den Umgang miteinander.
Er beruht auf unserem ethischen Wertemanagement und den darauf fußenden Geschäftsgrundsätzen, die von Integrität und Loyalität geprägt sind. Als Verantwortliche für die Trinkwasserversorgung und Abwasserentsorgung als zentrale Leistungen der Daseinsvorsorge und als ehrliches Unternehmen fühlen wir uns hohen ethischen Standards verpflichtet. Unsere größte Verantwortung besteht gegenüber unseren Kund:innen, die von uns dauerhaft gute Leistungen zu fairen Preisen erwarten. Unsere Kund:innen wie auch unsere Geschäftspartner:innen können uns vertrauen.
Vertrauen beruht auf Ehrlichkeit und Zuverlässigkeit. Dieses beinhaltet insbesondere, dass wir uns stets an Recht und Gesetz halten, einen fairen Wettbewerb führen und verlässliche Partner sind. Wir sind überzeugt, dass sich nur auf diese Weise Wettbewerbsfähigkeit, Beschäftigung und wirtschaftlicher Erfolg dauerhaft sichern lassen.
Der Verhaltenskodex kann und will nicht alles regeln. Er enthält Grundsätze und Mindeststandards, die für alle Mitarbeitende, die Geschäftsführung und den Vorstand gleichermaßen bindend und zu leben sind. Darüber hinaus wollen wir alle, die mit uns zusammenarbeiten, ermutigen, sich diese Grundsätze ebenfalls zu eigen zu machen.
Unsere Grundsätze
1. Gerechter Umgang miteinander, mit Kunden und Geschäftspartnern
Ein fairer und respektvoller Umgang miteinander und mit unseren Kund:innen und Geschäftspartner:innen sowie die Achtung der Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen bilden die Grundlage des vertrauensvollen Handelns in unserem Unternehmen.
Der OOWV erwartet, dass alle Mitarbeitenden, Kund:innen und Geschäftspartner:innen fair behandelt und ihre Rechte sowie ihre Privatsphäre respektiert werden. Eine nicht auf sachlichen und objektiven Gründen beruhende unterschiedliche Behandlung wegen des Geschlechts, der Rasse, einer Behinderung, der Herkunft, der Religion, des Alters oder der sexuellen Identität darf nicht erfolgen.
Der OOWV duldet weder sexuelle Belästigungen am Arbeitsplatz, noch etwaige damit zusammenhängende Benachteiligungen. Ebenso wenig tolerieren wir sogenanntes Mobbing. Anzeichen hierfür sind insbesondere Verleumdungen eines Mitarbeitenden oder seiner Familie, Verbreiten von Gerüchten, Drohungen, Erniedrigungen, Beschimpfungen, Schikanen, ehrverletzende oder unwürdige Behandlungen durch Vorgesetzte oder Kolleg:innen sowie absichtliches Zurückhalten von arbeitsnotwendigen Informationen. Betroffene haben ein Anrecht, angehört und ernst genommen zu werden.
2. Verhinderung von Korruption und Bekämpfung von Wirtschaftskriminalität
Siehe hierzu die Richtlinie zur Verhinderung von Korruption und Bekämpfung von Wirtschaftskriminalität.
3. Vermeidung von Interessenkonflikten
Private und geschäftliche Interessen sind strikt zu trennen. Geschäftliche Verbindungen oder Kontakte dürfen weder zum eigenen oder fremden Vorteil genutzt werden, noch zu einem Nachteil für den OOWV führen. Bei der Möglichkeit oder der Gefahr von Interessenkonflikten haben Mitarbeitende sich gegenüber ihrem Vorgesetzten zu offenbaren. Sie können sich vom Compliance-Beauftragten Rat und Hilfe einholen. Jeder Mitarbeitende kann sich insoweit auch an den Ombudsmann wenden (siehe Ziff. 2 der gesonderten Richtlinie zur Verhinderung von Korruption und Bekämpfung von Wirtschaftskriminalität).
3.1 Interessenkonflikte durch Nebentätigkeiten
Mitarbeitende des OOWV sind verpflichtet, die Ausübung jeglicher regelmäßigen entgeltlichen Nebentätigkeit der Personalabteilung anzuzeigen. Der OOWV wird die Zustimmung zur Ausübung einer entgeltlichen Nebentätigkeit untersagen, wenn Anhaltspunkte vorliegen, dass durch die Nebentätigkeit die Erfüllung arbeitsvertraglicher Aufgabenstellungen beeinträchtigt und/oder gesetzliche oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verletzt werden.
Um Interessenkonflikte auszuschließen, ist eine Tätigkeit für einen Wettbewerber oder einen anderen Geschäftspartner grundsätzlich nicht gestattet.
3.2 Interessenkonflikte durch Beteiligungen
Beteiligungen einschließlich Aktien der Mitarbeitenden, der Geschäftsführung und des Vorstandes des OOWV an anderen Unternehmen, die mit dem OOWV im Wettbewerb stehen oder die Geschäftsbeziehungen zum OOWV haben oder die Aufnahme von Geschäftsbeziehungen anstreben, sind der Personalabteilung anzuzeigen. Gleiches gilt für die Mitgliedschaft in einem Aufsichtsgremium solch einer Beteiligung. Zwischen dem Betroffenen und dem OOWV sind gegebenenfalls Maßnahmen zu ergreifen, um Interessenkonflikte auszuschließen.
3.3 Geschenke, Einladungen und sonstige Zuwendungen
Siehe hierzu die Richtlinie zu Geschenken, Einladungen und sonstigen Zuwendungen.
3.4 Sponsoring
Siehe hierzu die Richtlinie zu Sponsoring.
3.5 Spenden
Siehe hierzu die Richtlinie zu Spenden.
4. Verhalten gegenüber Behörden und Amtsträgern
Inhaber politischer Ämter und Vertreter von Behörden oder öffentlichen Institutionen (Amtsträger) sind dem Allgemeinwohl verpflichtet. Sie dürfen daher auch von uns weder direkt noch indirekt Geschenke, Zuwendungen oder sonstige materielle oder immaterielle Vorteile annehmen.
Bereits gemeinsame Essen oder wiederholte kleine Geschenke im Sinne einer „Klimapflege“ sind bei Amtsträgern strafbar und daher ausnahmslos zu unterlassen. Lediglich angemessene und anlassbezogene Geschenke sowie Bewirtung, die anerkannten sozialen Höflichkeitsregeln entsprechen und den Respekt vor dem Amt oder der politischen Aufgabe nicht tangieren, sind zulässig (z. B. Blumenstrauß oder Flasche Wein zum Geburtstag, zum Dienstjubiläum, aus Anlass des Ausscheidens aus dem Amt). Als Richtwert gelten 35,00 Euro bezogen auf eine Person im Jahr. Keinesfalls dürfen Zuwendungen mit dienstlichen Handlungen verbunden sein. Bereits ein solcher Eindruck darf nicht entstehen.
5. Umgang mit Herstellern und Lieferanten
Hersteller und Lieferanten sind allein auf Basis eines lauteren Wettbewerbs und insbesondere unter Berücksichtigung der Kriterien Preis, Qualität, Umweltverträglichkeit und Eignung ihrer Leistung auszuwählen. Dies gilt in gleicher Weise für andere Geschäftspartner und Dienstleister.
6. Auftreten in der Öffentlichkeit
Ein Engagement in einer öffentlichen oder gemeinnützigen Einrichtung, in Vereinen oder in öffentlichen Funktionen auf kommunaler oder überregionaler Ebene sowie die Ausübung von Ehrenämtern werden vom OOWV grundsätzlich begrüßt, soweit Engagement oder Ehrenamt die Erfüllung arbeitsvertraglicher Pflichten nicht gefährden und mit der Stellung im Unternehmen vereinbar sind. Im Zweifelsfall ist die Übernahme solcher Engagements mit einer Führungskraft oder der Personalabteilung abzustimmen.
Unternehmensrelevante Stellungnahmen von Mitarbeitenden gegenüber der Öffentlichkeit in Interviews, Vorträgen oder Veröffentlichungen müssen hinsichtlich ihres Zeitpunktes, Rahmens und Inhalts mit den Interessen und Zielen des OOWV übereinstimmen. Sie sind deshalb in jedem Fall mit dem zuständigen Vorgesetzten und bei Medienkontakten zusätzlich mit dem Verantwortlichen für Unternehmenskommunikation abzustimmen.
7. Schutz von betrieblichem Eigentum und Daten, Verschwiegenheitspflichten
Jeder Mitarbeitende des OOWV ist verpflichtet, mit Unternehmenseigentum verantwortlich umzugehen und es vor Verlust, Beschädigungen oder Missbrauch zu schützen. Dazugehören insbesondere auch relevante Daten und Geschäftsgeheimnisse.
Ohne ausdrückliche Zustimmung des Vorgesetzten dürfen Einrichtungen oder Gegenstände des OOWV nicht für private Zwecke genutzt oder aus dem räumlichen Bereich des OOWV entfernt werden.
Mitarbeitende müssen über alle Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sowohl während der Dauer ihres Arbeitsverhältnisses als auch nach dessen Beendigung absolutes Stillschweigen bewahren.
8. Handeln nach dem Verhaltenskodex
8.1 Einhalten des Verhaltenskodex und Folgen bei Verstößen
Für die Einhaltung der Regelungen dieses Verhaltenskodex ist jeder einzelne Mitarbeitende wie die Geschäftsführung und der Vorstand in seiner täglichen Arbeit verantwortlich.
Führungskräfte haben die besondere Verpflichtung, bei der Befolgung der Grundsätze mit gutem Beispiel voranzugehen und durch ihr eigenes Verhalten Vorbild für integres und loyales Handeln zu sein. Sie haben insbesondere dafür Sorge zu tragen, dass dieser Verhaltenskodex im geschäftlichen Alltag umgesetzt und mit Leben erfüllt wird. Hinweise auf Abweichungen sind ernst zu nehmen. Dafür stehen die unter den Ziff. 8.2 genannten Ansprechpartner zur Verfügung.
Jeder unserer Mitarbeitenden, der sich nicht regelkonform verhält, muss mit angemessenen Konsequenzen im Rahmen der betrieblichen und gesetzlichen Regelungen rechnen, die bis zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses und zu Schadensersatzforderungen reichen können. Gleiches gilt für Geschäftsführung und Vorstand.
8.2 Ansprechpartner bei Fragen zum Verhaltenskodex
Bei Fragen zum Verhaltenskodex oder Unsicherheiten hinsichtlich des richtigen Verhaltens ist das Gespräch mit dem direkten Vorgesetzten oder dem nächst höheren Vorgesetzten zu suchen. Sollte dies nicht möglich oder nicht gewollt sein, steht der Compliance-Beauftragte zur Verfügung. Darüber hinaus kann sich jeder Mitarbeitende, ohne dass ihm Kosten entstehen, auch an unseren Ombudsmann wenden, der entsprechenden Rat erteilt und in jedem Falle aufgrund seiner anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht eine absolut vertrauliche Behandlung gewährleistet.
Schlussbestimmungen
Soweit im Arbeitsvertrag oder in speziellen Richtlinien für bestimmte Personen weitergehende Regelungen enthalten sind, behalten diese ihre Gültigkeit. Die Bestimmungen der jeweiligen Arbeitsverträge gelten fort. Einschlägige betriebliche Regelungen sind einzuhalten.
Unberührt bleiben auch alle Regelungen, die im Organisationshandbuch (OHB) zusammengefasst sind.
Dieser Verhaltenskodex soll auf der Grundlage von Erfahrungen weiterentwickelt und erforderlichenfalls verbessert werden. Er ist daher fortlaufend zu überprüfen und zu gegebener Zeit zu überarbeiten.